Як бути ввічливим у соціальних мережах? Як не дратувати один одного в листуванні? На ці складні питання відповідає цифровий етикет – збір правил поведінки в інтернеті.
Як вибрати канал комунікації?
- Кращим рішенням буде спочатку написати, тому що в цифровому світі неочікуваний дзвінок телефоном часто прирівнюється до вторгнення в особистий простір. Люди в усьому світі визнають, що ненавидять говорити по телефону. Наприклад, у Великій Британії чверть власників смартфонів не дзвонять, вважаючи за краще листування.
- Для першого контакту з незнайомою людиною кращим варіантом є електронна пошта. Лист дозволить вашому співрозмовникові зрозуміти, хто ви, пошукати необхідну інформацію в інтернеті і вибрати зручний час для відповіді. Виняток становлять випадки, коли людина сама вказує телефон або соцмережі як кращий спосіб зв'язку.
- Новому партнеру відразу запропонуйте разом вибрати зручний канал для спілкування (месенджер, пошту, чат в соціальній мережі).
- Звертатися в соціальні мережі до незнайомої людини з діловим питанням вважається не дуже коректним. Багато хто заводить соціальні мережі, щоб публікувати там дітей, кішок і кулінарні рецепти. Якщо ви напишете в такий особистий аккаунт, можете поставити його власника в незручне становище.
- Якщо ви збираєтеся подзвонити людині, то про час дзвінка краще домовитися заздалегідь за допомогою електронного листа або повідомлення в месенджері, щоб людина могла спланувати свій час.
Коли писати і як швидко відповідати?
- Базовий принцип досить простий: по робочих питаннях спілкуйтеся в робочий час. На відміну від телефонної розмови, листування не вимагає одночасної участі співрозмовників і дає більше свободи обом. Відповісти на лист або повідомлення можна тоді, коли буде можливість.
- У багатьох оповіщення про новий лист або повідомлення висвічуються на екрані. Ваш лист в неробочий час зможе зіпсувати людині вечір. Потерпіть з відправкою до ранку.
- За замовчуванням орієнтуйтеся на телефонний етикет: дзвінки та повідомлення до 09:00 і після 22:00 без особливої домовленості вважаються непристойними.
- Намагайтеся відповідати на листи протягом доби - таку рекомендацію дають корпорації своїм співробітникам.
- Якщо не можете оперативно відповісти на лист, повідомте, коли зможете. Немає нічого гіршого за зловісне мовчання. «Отримав листа. Зможу дати змістовну відповідь в середу», – пара фраз позбавить вашого співрозмовника від хвилювань і необхідності тривожити вас нагадуванням.
Які правила ділового листування не варто порушувати?
- Листування поштою – основний канал ділового спілкування, який використовується у всьому світі. Навик ділової переписки - показник кваліфікації співробітника. І тут важливо не тільки дотримуватися мовного етикету і правильно вживати всі формули ввічливості, а й знати, як зробити переписку зручною для всіх учасників.
- Назва пошти не повинна містити милих прізвиськ. Пошта, яку ви завели у восьмому класі, не підходить для ділового листування. В ідеалі адреса містить ім'я (або ініціали) та прізвище і розміщується на корпоративному домені.
- Кожен лист має містити тему. Листи без неї часто летять в корзину невідкритими. Тема повинна бути конкретною і зрозумілою, щоб і вам, і співрозмовнику зручно було шукати лист в потоці вхідних.
- Одна тема – одна гілка листування. Не створюйте нових ланцюжків, інакше ви заплутаєте себе і співрозмовника.
- Поважайте кнопки «Відповісти» і «Відповісти всім». Друга знадобиться тільки, якщо ваша відповідь дійсно потрібна всім учасникам листування.
- Підписуйте файли, коли пересилаєте їх і обов'язково в супровідному листі пояснюйте, що саме ви відправляєте. Файл «договір1» неможливо знайти на комп'ютері. Файл «Договір_поставка обладнання_Ромашка_2019» ніколи не загубиться.
- Уникайте «незвичайних» звернень (на кшталт «Доброго дня вам»), витіюватих фраз і дублювання знаків пунктуації. Зловживання знаками оклику і питальними знаками говорить про емоційну нестабільність. Капслок сприймається як крик.
- З обережністю ставитеся до смайлів, емоджі і кольорових шрифтів. Для виділення слів використовуйте жирний шрифт або курсив, але не фарбуйте лист всіма кольорами веселки.
- Завжди перечитуйте текст перед відправкою. Важливо перевірити не тільки помилки, але й інтонацію. Письмова мова не передає всіх відтінків голосу, тому навіть невинна фраза може виглядати занадто різкою. Для цього уникайте наказового способу і використовуйте прийняті формули ввічливості («Будь ласка, відправ мені звіт», «Буду вдячний, якщо вишлеш інформацію сьогодні до 18:00», «Це завдання важливо виконати до 23 травня», «Чи зможете підготувати звіт до п'ятниці?»).
Як використовувати месенджер для ділового спілкування?
- Месенджери традиційно вважаються неформальним каналом спілкування. Але через зручний функціонал їх досить часто використовують для робочих завдань. Важливо пам'ятати, що деякі люди, як і раніше, сприймають месенджери як особистий простір.
- Запитуйте у співрозмовника дозволу на використання месенджера. Не всі готові використовувати чати для роботи і тим більше – афішувати партнерам свій особистий мобільний телефон.
- Важливі документи відправляйте через електронну пошту. Там же фіксуйте ключові домовленості. Месенджер підходить для оперативного вирішення питань. Корпоративна пошта – головний офіційний канал проєкту.
- Голосові повідомлення доречні тільки в особистому спілкуванні. Надсилайте їх колегам і партнерам тільки з дозволу або на прохання.
- Тричі подумайте, перш ніж відправити стікер, емоджі або гіфку колезі, з яким ви близько не знайомі. Це може бути сприйняте співрозмовником як фамільярність. Крім того, значення деяких візуальних символів може трактуватися по-різному.
Як зберегти ділову репутацію в соціальних мережах
- Сторінки в соціальних мережах – частина ділової репутації. Третина роботодавців перевіряє сторінки майбутніх працівників. Через соцмережі компанії вивчають професійний досвід і особисті якості кандидатів: з ким спілкуються, як проводять вільний час, що пишуть про свою роботу і так далі.
- Переконайтеся, що інформація, якою ви не готові ділитися, прихована налаштуваннями приватності. Зайдіть на свою сторінку з аккаунта іншої людини і подивіться, що відображається на вашій сторінці.
- Не публікуйте у відкритому доступі відверті фотографії, відео з вечірок, різкі висловлювання з політичних, релігійних, гендерних, етнічних питань.
- Не порушуйте чужих цифрових кордонів: не додавайте колег і партнерів в групи без запиту, не позначайте на фотографіях без дозволу, не публікуйте пости на стінах.
- Не нав'язуйте дружбу в соціальних мережах людям, з якими вас пов'язують тільки ділові стосунки і про які ви не хочете знати нічого більше від професійної діяльності.
- Не висловлюйтеся негативно про компанію, в якій працюєте, колег, клієнтів і начальників. Рано чи пізно це стане відомо, навіть якщо ви зробили пост під замком.
Які правила передбачає корпоративний цифровий етикет?
- Багато компаній розробляють обов'язкові стандарти поведінки в цифровому середовищі для своїх співробітників. Такі регламенти зазвичай стосуються двох аспектів: внутрішня комунікація (як вести переписку і спілкуватися з клієнтами, колегами, замовниками) і публічна комунікація (що допустимо для співробітника компанії в публічному просторі соціальних мереж).
- При прийомі на роботу уточніть, чи є корпоративний регламент з ділового спілкування. Якщо його немає, то запитайте, які традиції і правила склалися в колективі.
- Корпоративні регламенти з ділового листування, як правило, вимагають: вести переписку з поштової скриньки на корпоративному домені; не використовувати корпоративну пошту для особистих листувань; оформляти автоматичний підпис до листа в корпоративному стилі; відповідати на листи оперативно і ввічливо.
- Корпоративні регламенти з поведінки в соціальних мережах, як правило, вимагають: не розголошувати конфіденційну інформацію про компанію; не відгукуватися погано про клієнтів, колег, партнерів, роботодавця; не коментувати пости про компанію, щоб ці коментарі не сприймали як офіційну позицію компанії.
- Якщо в соціальних мережах у вас зазначено місце роботи, пам'ятайте, що ви мимоволі стаєте представником вашого роботодавця в інтернеті.
Що діловий етикет говорить про використання гаджетів?
Цифрові пристрої супроводжують сучасної людини всюди. Як свого часу в світському етикеті склалися правила поводження з капелюхами, парасольками і рукавичками, так цифровий етикет вже впритул наблизився до гаджетів.
- В офісі поставте звук телефону на мінімум, а на переговорах – ще й вимкніть вібрацію, щоб не відволікати людей, які перебувають з вами в одному приміщенні.
- Не дивіться в екран мобільного телефону співрозмовника, якщо він сам про це не попросив.
- Під час зустрічі не діставайте телефон без потреби. Ваш партнер може подумати, що гаджет для вас важливіший.
- Перш ніж відкрити ноутбук на переговорах, уточніть, що він потрібен для вашої загальної продуктивної роботи, а не для того, щоб паралельно вирішувати інші завдання.
- Не наводьте, не знімайте відео і не записуйте на диктофон без згоди співрозмовника. Якщо плануєте використовувати ці пристрої, то обов'язково розкажіть, що будете робити з фотографіями і записами.
- Не просіть гаджети у колег, якщо не перебуваєте з ними в близьких дружніх стосунках. У наш час позичати чужий ноутбук, телефон або планшет – це приблизно як попросити чужі гребінець або зубну щітку.
